特定技能の定期報告とは？届出の方法や必要書類・注意点を解説

「特定技能外国人を雇っているけど、定期報告って何を提出するの？」
「制度が変わったと聞いたから、最新ルールを知りたい」

このような疑問や考えをお持ちの方も多いでしょう。

特定技能の定期報告とは、特定技能外国人を雇用する企業に義務付けられている届出のことです。

2025年4月の省令改正により、四半期ごとから年1回の提出へと変更されました。一部の書類では様式が一体化されており、報告の手間が軽減されています。

届出の提出漏れや虚偽報告には罰則もあります。提出期限や必要書類を正しく把握し、余裕を持って準備を進めましょう。

本記事では、特定技能の定期報告の必要書類や提出方法、注意点をわかりやすく解説します。最新の様式や提出期限も紹介しているので、自社の届出準備にお役立てください。

特定技能の定期報告とは？

特定技能の定期報告は、特定技能外国人を雇用する特定技能所属機関（特定技能外国人を雇用する受入れ企業・個人事業主）に課せられた届出義務のひとつです。

外国人材が適切な労働環境で働けているかを確認するために、出入国在留管理庁へ報告書を提出する必要があります。

報告の頻度や様式は2025年4月の省令改正で変更されました。ここでは、提出頻度の変更点と必要に応じて提出が求められる「随時報告」について解説します。

2025年4月から届出の提出頻度が年1回に変更

特定技能の定期報告は、2025年4月の省令改正によって四半期ごとの提出から年1回の提出へと変更されました。

これまでは届出を年4回提出する必要があり、特定技能所属機関や登録支援機関の事務負担がかかっている状況でした。新制度では、年1回の提出に変更されたため、書類作成や提出の手間は軽減されています。

参考：特定技能制度における届出のルールが変わります！｜出入国在留管理庁

あわせて知っておきたい「随時報告」とは

随時報告とは、特定技能所属機関が受け入れ状況に変更があった際に、地方出入国在留管理局に対して実施しなくてはいけない報告義務です。

随時報告するタイミングは、以下のとおりです。

報告は原則事由発生日から14日以内に行います。適切に届出を行わないと、新規受け入れの停止や特定技能所属機関としての認定取り消しなど今後の受け入れに支障が出る可能性があります。

【新様式あり】定期報告の必要書類

2025年4月の省令改正により、定期報告で提出する書類の様式も一部変更されました。具体的な変更点を解説します。

また、定期報告に関する必要書類は「特定技能所属機関」と「登録支援機関」とで異なります。それぞれの必要書類について詳しく見ていきましょう。

届出書類の変更点

従来、定期報告の書類は特定技能所属機関が「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」の2種類の書類を提出しなければなりませんでした。しかし、省令改正後、2つの書類が一体化され「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」へ変更されています。

また、一定の基準を満たす特定技能所属機関は、一部の添付書類の提出を省略できるルールも導入されました。

一定の基準は以下のとおりです。

  書類作成にかかる時間を減らせるため、自社が該当条件を満たしているかどうかを事前に確認しておきましょう。

特定技能所属機関が提出する主な書類

令和8年4月以降の定期報告で、特定技能所属機関が提出する主な書類は以下のとおりです。

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

登録支援機関に支援を委託していない場合は、自社で実施した支援内容も含めて「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」に記載する必要があります。支援の実施状況を正確に報告できるよう、定期面談の記録や支援内容を日頃から整理しておきましょう。 

必要書類の準備に不安がある方は、申請取次行政書士がいる行政書士法人への委託を検討してみましょう。申請取次行政書士は、入管手続きに精通した専門家です。

また、万が一届出の内容にミスが生じた場合も、専門知識を活かした適切な対応に期待できます。

どのような行政書士と契約すべきか悩んだら「FES行政書士法人」に相談するのがおすすめです。FES行政書士法人は、外国人就労者・海外人材に特化した行政書士法人で、豊富な実績と専門知識で、定期報告を含む特定技能制度の各種手続きを総合的にサポートしています。

自社支援に切り替える場合の要件や流れについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。

登録支援機関に委託している場合に確認する書類

登録支援機関に支援を委託している場合でも、定期届出の提出主体は特定技能所属機関です。

ただし、定期面談報告書や相談記録書など、登録支援機関が作成・管理している書類を確認する必要があります。提出前に登録支援機関と連携し、不足書類や記載内容の誤りがないか確認しておきましょう。 

登録支援機関から預かる主な書類は以下のとおりです。

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

書類の準備は、特定技能所属機関と登録支援機関の連携が欠かせません。提出スケジュールを事前に共有し、漏れがないよう余裕を持って準備を進めましょう。

外国人雇用で必要になる書類全般について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

委託先の見直しを検討している方は、登録支援機関の選び方もあわせて確認しておきましょう。

定期報告の方法【提出方法・提出先・提出期限】

定期報告は、提出先や提出方法・提出期限のルールが明確に定められています。

特定技能所属機関が定期報告をおこなう際に押さえておきたいポイントは以下の3つです。

1. 提出先｜管轄の地方出入国在留管理局に提出する
2. 提出方法｜オンライン、窓口、郵送から選べる
3. 提出期限｜対象年の翌年5月31日までに提出する

定期報告における基本ルールを理解していないと、手続きミスや期限遅れのリスクがあります。確実に報告を済ませるために、理解を深めていきましょう。

提出先｜管轄の地方出入国在留管理局に提出する

定期報告の提出先は、特定技能所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局（または支局）です。

地方出入国在留管理局は、北海道から沖縄まで全国に8か所、それぞれの支局を含めると複数の窓口があります。詳しい管轄区域や所在地は、出入国在留管理庁の「地方出入国在留管理官署」ページをご確認ください。

自社の所在地に応じた管轄局を確認したうえで、書類を準備しましょう。

なお、書類の記入方法や必要書類に関する問い合わせは、各官署ではなく「外国人在留総合インフォメーションセンター」が対応しています。

提出方法｜オンライン、窓口、郵送から選べる

定期報告の提出方法はオンラインと窓口への提出、郵送の3種類から選べます。各提出方法の概要は、以下のとおりです。

提出方法	備考
オンライン	出入国在留管理庁電子届出システムを利用する※要事前登録
窓口へ持参	平日の各入管の受付時間
郵送で送付	管轄の出入国管理局に送付する

すぐに対応したい場合は、オンラインが便利です。窓口へ持参する場合は、事前に受付時間や混雑状況を確認しておきましょう。

提出期限｜対象年の翌年5月31日までに提出する

定期報告の提出期限は、対象年の翌年4月1日から5月31日までの2ヵ月間です。対象期間は、対象年の4月1日から翌年3月31日までとなっています。

書類の準備や記載内容の確認には一定の時間がかかります。期限ギリギリにならないよう、4月中旬までには書類を整え、ゆとりを持って提出する流れがおすすめです。

定期報告する際の注意点

ここからは、定期報告する際の注意点を紹介します。

1. 定期面談は従来どおり3ヵ月に1回以上の実施が必要
2. 提出漏れは外国人の継続雇用に影響する
3. 報告の拒否や虚偽の申告は罰金の対象になる

ルールを守らないと指導や罰則を受ける可能性があるため、チェックしておきましょう。

定期面談は従来どおり3ヵ月に1回以上の実施が必要

定期面談は従来どおり3ヵ月に1回以上の実施が義務付けられています。

定期面談は、特定技能外国人と特定技能所属機関の支援責任者が直接話す機会で、労働環境や生活の状況を確認するために行われます。

面談で確認する主な内容は以下のとおりです。

面談の記録は、定期報告の際に提出する書類に反映する場面もあります。日々の面談で得た情報を整理しておけば、年1回の定期報告作成もスムーズに進みます。

提出漏れは外国人の継続雇用に影響する

特定技能所属機関には、定期報告を適切に提出する義務が課せられています。

提出漏れがあった場合、新規の特定技能外国人の受け入れが認められなくなる可能性もあります。すでに雇用しているのであれば外国人材の在留資格更新にも影響し、継続雇用が難しくなるおそれもあるため注意しなければなりません。

もし提出が遅れた場合は、理由書を添えて提出することで対応可能です。書式の指定はなく、内容を自身で作成し、所轄の出入国在留管理局に確認のうえで提出してください。

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

報告の拒否や虚偽の申告は罰金の対象になる

特定技能の定期報告は出入国管理及び難民認定法により義務付けられており、所定の期間内に届出をおこなわなかった場合や、事実と異なる内容を報告した場合には、法令違反として扱われる可能性があります。

実際に出入国在留管理庁の資料では「所定の届出を怠ったり、虚偽の内容を届け出た場合、10万円以下の過料が科される場合がある」と明記されています。

また、報告徴収や立入検査を拒んだ場合、30万円以下の罰則対象です。

報告の拒否や虚偽の申告は、最悪の場合、外国人の受け入れ停止や登録支援機関としての登録取り消しにつながってしまいます。

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特定技能制度における定期報告の最新ルールに従って対応しよう

特定技能外国人を雇用する際、受け入れ企業には就労支援や定期報告が義務付けられています。

年に1回義務付けられている定期報告には専門的な知識と時間を要するため、登録支援機関に委託することで適切な情報提供をしてもらう選択肢もあります。

本記事を参考に、特定技能制度の定期報告の準備を整えていってください。

とはいえ「自社の体制で正確に提出できるか不安」という方もいるでしょう。

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