オンラインで在留カードを更新する方法を解説！必要書類や申請の流れも紹介

「在留カードをオンラインで更新する方法は？」
「必要書類や注意点を知りたい…」

このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか？

在留カードは、出入国在留管理庁の在留申請オンラインシステムからオンライン申請できます。パソコンとネット環境さえあれば365日どこからでも申請できるため、入管窓口へ足を運ぶ手間を減らせます。

ただし、申請できる対象者や対応している在留資格にはいくつかの条件があり、書類の準備やオンラインシステムの操作にも注意点があります。

スムーズに更新手続きを進めるためにも、事前に必要書類や申請の流れを確認しておきましょう。

本記事ではオンラインで在留カードを更新する方法について解説します。オンラインで在留カードを更新する際の必要書類や注意点も解説しているので、従業員の更新手続きを進める際の参考にしてみてください。

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行政書士法人との連携により、複雑な手続きもスムーズにサポートします。まずはお気軽にお問い合わせください。 

在留カードをオンラインで更新できる対象者・在留資格

行政手続きのオンライン化に伴い、2019年から在留カードはオンラインでも更新できるようになりました。

ただし、誰でも自由に利用できるわけではありません。申請できる対象者と、オンラインで更新できる在留資格にはそれぞれ条件が定められています。

ここでは、対象者と在留資格の条件について順番に解説します。

オンラインで在留カードの更新手続きができる人

在留申請オンラインシステムを利用できるのは、以下のいずれかに該当する方です。

参考：在留申請のオンライン手続｜出入国在留管理庁

外国人の雇用を検討している企業の職員もオンラインでの在留カード更新手続きができます。ただし、申請等取次制度により、外国人本人・法定代理人・親族以外は申請等取次者としての承認を受けなければなりません。

申請等取次者になるには、まず研修会などに参加し、外国人の入国・在留手続きに関する知識を身につける必要があります。その後、地方出入国在留管理局で申請等取次の申出をして、申請等取次者として承認を受けます。

参考：申請等取次制度の概要（令和7年10⽉）｜出入国在留管理庁

オンラインで更新できる在留資格

オンラインで在留カードの更新ができる在留資格は、「外交」「短期滞在」を除くすべての在留資格です。

具体的には、以下のような在留資格が対象となります。

ただし、在留資格によっては申請者本人の状況や所属機関の有無で利用条件が異なる場合があります。詳しい条件は法務省が公表している「オンラインで申請可能な在留資格（対象範囲）」の最新情報を確認してください。

オンラインで在留カード更新手続きをする際の必要書類

オンラインで在留カードの更新手続きを進める際は、申請者の立場や在留資格に応じた書類を準備する必要があります。

まず、在留申請オンラインシステムの利用に関する書類を揃えます。代表的な様式は以下のとおりです。

参考：各種様式｜出入国在留管理庁

次に、在留資格ごとの必要書類を整えます。具体的な書類は在留資格によって異なりますが、主に以下のような書類が求められます。

在留資格ごとに必要となる書類が異なるため、出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」のページでご確認ください。

オンラインで在留カード更新する流れ【5ステップ】

オンラインで在留カードの更新手続きを進める流れは、大きく5つのステップに分かれます。

ここでは、各ステップで必要な対応を順番に解説します。

就労を目的とした在留資格の更新方法は、以下の記事でさらに詳しく解説しています。出入国在留管理局の窓口での更新方法も紹介しているので、理解を深めたい方はあわせてご覧ください。

ステップ1.利用者登録をする

システムにログインするためには、事前に利用者登録を済ませて利用者IDを取得する必要があります。

登録時にメールアドレスを入力すると、利用者登録画面へ進むためのURLが送付されるため、案内に従って手続きを進めましょう。

利用者区分は申請する方の立場に応じて該当する項目を選択してください。例えば、外国人本人の方の場合は「外国人本人」、所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の場合は「所属機関等の職員」を選択します。

登録が完了すると、登録したメールアドレス宛てに利用者IDが記載されたメールが届きます。取得した利用者IDは今後のログイン時に必要となるため、大切に保管しておきましょう。

ステップ2.利用申請をする

利用者登録が完了したら、在留申請オンラインシステムを利用するための「利用申出」を行います。

利用申出の承認を受けるためには、申請等取次者としての要件を満たしていることや、所属機関が外国人受入れに関する各種届出を適切に行っていることなどが条件となります。

利用申出では、利用申出書や本人確認資料、在職証明書、誓約書などの提出が必要です。また、所属機関の職員は申請等取次者証明書の写しや研修修了証書なども求められます。

提出書類や要件に問題がなければ承認され、在留申請オンラインシステムを利用できるようになります。

ステップ3.在留資格更新許可申請をする

利用申出の承認後は、在留申請オンラインシステムにログインし、在留資格更新許可申請を行います。

申請時には申請者情報を入力し、顔写真や在留資格ごとに定められた必要書類を添付して提出します。入力内容や添付書類に不備がないか確認したうえで申請を完了させましょう。

ステップ4.審査結果を受け取る

申請を提出したあとは、出入国在留管理局による審査が行われます。

審査期間は2週間〜1カ月程度が目安です。しかし、申請内容や申請件数の状況によって審査期間は前後するため、余裕を持って申請しておくことが大切です。

出入国在留管理局による審査結果が出たら、ハガキやメールなどで審査結果が届きます。

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ステップ5.新しい在留カードを受け取る

審査が許可されたら、新しい在留カードが交付されます。

オンライン申請の場合、新しい在留カードは郵送で受け取ることが可能です。郵送を希望しない場合は、地方出入国在留管理局の窓口で直接受け取ることもできます。自社の状況や本人の希望に応じて、受け取り方法を選びましょう。

新しい在留カードが届いたら、記載内容に誤りがないかを必ず確認してください。

オンラインで在留カードを更新する5つのメリット

オンラインで在留カードを更新する方法には、窓口での申請にはない多くのメリットがあります。主なメリットは、以下の5つです。

順番に見ていきましょう。

入管の窓口へ行かず24時間申請できる

オンライン申請の良さは、出入国在留管理局の窓口に行かずに24時間いつでも手続きできる点です。

窓口で申請する場合は、平日の開庁時間に合わせてスケジュールを調整する必要があります。混雑する時期には長時間の待ち時間が発生する場合もあり、企業の担当者にとって負担が大きい手続きです。

オンライン申請なら、自社のオフィスや在宅から24時間いつでも手続きを進められます。夜間や週末を活用して書類を提出できるため、本来の業務に支障をきたしません。

書類提出や追加対応の手間を減らせる

オンライン申請では、書類提出や追加対応にかかる手間も減らせます。

窓口で申請する場合、書類に不備があると差し戻しになり、再度窓口へ足を運ばなければなりません。追加資料を求められた際も、その都度郵送や窓口での提出が必要です。

オンライン申請であれば、追加書類もオンラインで提出できます。

複数の外国人従業員の手続きをまとめて行う場合も、データを一括管理できるため業務効率の向上が期待できます。

進捗状況を可視化でき手続きの見通しを立てやすい

審査の進捗は、在留申請オンラインシステムから随時確認が可能です。

「申請完了」「審査中」「（追加資料）追完待ち」などのステータスが表示されるため、現在どの段階まで手続きが進んでいるのか把握しやすく、今後の見通しも立てやすくなります。 窓口申請のように「いつ結果が出るかわからない」という不安が軽減されます。

複数人の申請を同時に進めている企業にとっては、誰の申請がどの段階にあるか管理しやすい点もメリットです。 オンライン申請であれば、各申請の状況を一覧で把握できるため、進捗管理の手間も大きく減らせます。

窓口での申請よりも手数料が安い

オンライン申請では、窓口で手続きするよりも手数料が安く設定されています。

在留期間更新許可申請の場合、窓口や郵送での申請手数料が6,000円であるのに対し、オンライン申請なら5,500円で手続きが可能です。

参考：在留手続等に関する手数料の改定｜出入国在留管理局

新しい在留カードを郵送で受け取れる

オンライン申請の場合、許可後の新しい在留カードを郵送で受け取れます。

窓口で受け取る場合は、再び出入国在留管理局へ足を運ばなければなりません。一方、郵送受取を選択すれば、自宅やオフィスに新しい在留カードが届くため、本人や担当者の負担が減らせます。

オンラインで在留カードを更新する際の注意点

オンラインで在留カードを更新する際は、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。

ここでは、特に注意したい3つのポイントを解説します。

順番に見ていきましょう。

在留期限に余裕を持って申請する

在留カードの更新は、在留期限に余裕を持って申請することが大切です。

在留資格更新許可申請は、原則として在留期限の3カ月前から申請可能です。入院や長期出張など、やむを得ない事情がある場合は、それより前から申請を受け付けてもらえるケースもあります。

在留期限を過ぎてしまうと、不法残留（オーバーステイ）の状態となり、退去強制処分や罰則の対象となるため、絶対に避けたい状況です。詳しくは「【不法残留】オーバーステイとは？罰則や対処法・雇用時の注意点を解説」の記事で解説しているので、あわせてご覧ください。

オンライン申請では審査に2週間〜1カ月程度かかります。ただし、申請内容の確認状況や追加資料の提出、申請件数の増加などによっては、それ以上の期間を要する場合もあります。

万が一の遅延にも対応できるよう、期限ギリギリの申請は避け、余裕を持って手続きを進めましょう。

外国人が出国中はオンライン申請ができない

オンラインで在留カードを更新する場合、申請人である外国人が日本国内にいるのが条件です。

申請人が出国している間は、オンラインによる在留資格更新許可申請ができません。海外出張や一時帰国を予定している場合は、出国前に申請を済ませる必要があります。

ただし、申請手続きが完了して審査が進んでいる期間中であれば、出国が許可されています。

書類に不備がないようにする

オンライン申請でも書類に不備があると、審査が止まったり、再提出を求められたりします。

記載内容の誤りや添付書類の漏れは、審査を遅らせる主な原因です。入力ミスや書類の不足があると、追加対応のために余分な時間や手間が発生します。

申請前には、入力内容と添付書類を必ず確認し、不備のない状態で提出しましょう。不安な場合は、申請取次資格を持つ行政書士に書類のチェックや申請代行を依頼するのも有効な手段です。

以下の記事では、申請取次行政書士について詳しく解説しています。依頼できる業務内容や活用するメリットも紹介しているので、申請手続きをスムーズに進めたい方は参考にしてみてください。

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オンラインでの在留カード更新に関するよくある質問

オンラインでの在留カード更新に関するよくある質問をまとめました。

オンラインによる在留カードの更新方法を知って外国人労働者を適切にサポートしよう

在留カードはデバイスの環境が整っていれば、365日どこからでもオンラインで更新できます。

外国人の雇用を検討している企業は、在留カードをオンラインで効率よく更新しましょう。本記事を参考にオンラインで在留カードを更新する知識を身に着け、手続き対応を進めてみてください。

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